Frequently Asked Questions - Procedure

Sia in caso di pagamento mensile posticipato che annuale anticipato è necessario provvedere all’inserimento dei dipendenti mediante file xml, mensile nel primo caso e annuale nel secondo.

Il file xml è un file che si estrapola dal programma paghe. In alternativa, è possibile realizzare detto file mediante la nostra Utility Sigest- Creazione xml; per maggiori informazioni nella sezione “Home - Aziende, Consulenti e Centri servizi – Guide e Manuali” del sito di Fondo Est è stato pubblicato il "Manuale operativo per la creazione del file xml dipendenti" nel quale sono riportate le procedure di realizzazione del file

Qual è la codifica dei vari periodi di contribuzione?
I periodi di contribuzione mensili sono contraddistinti dalle lettere dell’alfabeto dalla A alla L (comprese J e K), preceduti dalle ultime due cifre dell’anno. Ad esempio, il mese di gennaio 2016 sarà contraddistinto dal codice 16A, dove 16 indica l’anno 2016 e A il mese di gennaio.
             Mese – Anno                        Codice  

  • Gennaio 2016                           16A
  • Febbraio 2016                           16B
  • Marzo 2016                               16C
  • Aprile 2016                               16D
  • Maggio 2016                             16E
  • Giugno 2016                             16F
  • Luglio 2016                               16G
  • Agosto 2016                              16H
  • Settembre 2016                        16I
  • Ottobre 2016                             16J
  • Novembre 2016                         16K
  • Dicembre 2016                          16L

 
 
Il file annuale sarà, invece, contraddistinto dalle ultime due cifre dell’anno in corso seguite dalla lettera X (es: 16X = anno 2016).

Una volta realizzato un primo file xml è possibile utilizzare lo stesso per la creazione del file xml del mese successivo. Entrando nell’area Utility Sigest - Creazione xml sarà, infatti, possibile richiamare (Sfoglia) un file già realizzato e modificare lo stesso (carica file/convalida) per realizzare ulteriori file. Si ricorda che è obbligatorio inserire la data di cessazione o la sospensione del dipendente (non limitarsi ad eliminare il nominativo) nel caso in cui si stia realizzando un file xml per un mese in cui il dipendente non è in forza.

È possibile convertire il file xml mensile in file xml annuale modificando il periodo di contribuzione secondo la codifica del file annuale. Ad esempio, dispongo del file di gennaio 2016 e devo realizzare il file per l’anno 2016: sostituisco il codice 16A con 16X. Tale modifica è possibile effettuarla aprendo il file xml mensile con la nostra Utility Sigest - Creazione xml
 

Il caricamento del file xml si effettua mediante l’apposita voce Upload, presente nel menu di sinistra della propria area riservata. Nell’area riservata del consulente/centro servizi, sono presenti due tipologie di Upload: Upload File Aziende e Upload File Dipendenti. In Upload File Aziende vanno caricati i file xml per l’iscrizione di nuove aziende, ossia di aziende mai iscritte in precedenza al Fondo (il file xml azienda riporta solo l’anagrafica della ditta ma non i dipendenti). L’Upload File Dipendenti, invece, è l’area in cui caricare il file xml per la denuncia periodica (mensile/annuale) dei dipendenti delle varie aziende in gestione. Si ricorda che la visualizzazione in delega della nuova anagrafica della ditta o della lista dei dipendenti del mese inviato, potrà essere visibile solo dopo 24/48 ore dall’upload del file “.xml”, questo naturalmente se il caricamento è andato a buon fine.

Le scadenze dipendono dal pagamento scelto e tenuto conto delle 24/48 ore per l’elaborazione delle liste dipendenti. Nel caso dell’annuale anticipato, la scadenza di pagamento è il 28 febbraio, pertanto il file dovrà essere inviato dopo il 1° gennaio ed entro il 26 febbraio. In caso di pagamento mensile posticipato, la scadenza di pagamento è il 16 di ogni mese. Pertanto il caricamento deve essere effettuato dopo il 1° e preferibilmente entro il 14° giorno del mese successivo a quello che si intende versare (es: il file con i dipendenti in forza nel mese di gennaio deve essere inviato tra il 1° e il 16 febbraio).

Dopo qualche minuto dal caricamento del file xml è opportuno andare a verificare il risultato della prima validazione (ossia del primo controllo) entrando nello Storico Upload. Se il risultato della prima validazione è positivo, sarà necessario attendere 24/48 ore per poter procedere con la stampa della distinta di pagamento. Se dopo tale lasso di tempo la distinta non risulta ancora generata, occorrerà entrare nuovamente nello Storico Upload per verificare la motivazione dell’eventuale scarto del file.

Per effettuare la stampa della distinta di pagamento è necessario entrare nella propria area riservata e cliccare in Gestione Pagamenti – da effettuare. Dopo essersi accertati dell’esattezza del dettaglio della distinta (cliccando sulla lente d’ingrandimento), sarà sufficiente cliccare sul simbolo della banconota alla destra del periodo di contribuzione di interesse. Il processo di stampa sarà messo in coda e potrà esserne consultato lo stato di lavorazione entrando in Elenco PDF. Quando lo stato sarà passato da “In Elaborazione” ad “Elaborato” sarà possibile salvare o stampare la distinta cliccando sul simbolo del pdf che apparirà. Per ulteriori chiarimenti si consulti il“Manuale operativo per la stampa e ristampa delle distinte”.

Per effettuare la stampa della distinta di pagamento è necessario entrare nella propria area riservata e cliccare in Gestione Cumulativo – da effettuare. Dopo aver inserito il periodo di interesse ed aver cliccato su “Cerca” apparirà l’elenco delle aziende delle quali poter stampare la distinta di pagamento. Dopo aver selezionato le aziende di interesse ed essersi accertati dell’esattezza del dettaglio della distinta (cliccando sulla lente d’ingrandimento), sarà sufficiente procedere con “Stampa Pagamento”. Il processo di stampa sarà messo in coda e potrà esserne consultato lo stato di lavorazione entrando in Elenco PDF. Quando lo stato sarà passato da “In Elaborazione” ad “Elaborato” sarà possibile salvare o stampare la distinta cliccando sul simbolo del pdf che apparirà. Per ulteriori chiarimenti si consulti il Manuale operativo per la stampa e ristampa delle distinte”.

Per stampare nuovamente una distinta già stampata, è necessario entrare in Gestione Pagamenti - effettuati e cliccare sull’icona del pdf alla destra del periodo di interesse. Il processo di stampa sarà messo in coda e potrà esserne consultato lo stato di lavorazione entrando in Elenco PDF. Quando lo stato sarà passato da “In Elaborazione” ad “Elaborato” sarà possibile salvare o stampare la distinta cliccando sul simbolo del pdf che apparirà.

Per stampare nuovamente una distinta già stampata, è necessario entrare in Gestione Cumulativo – Ristampe Bonifici, ricercare il periodo da ristampare e cliccare sull’icona del pdf alla sua destra. Il processo di stampa sarà messo in coda e potrà esserne consultato lo stato di lavorazione entrando in Elenco PDF. Quando lo stato sarà passato da “In Elaborazione” ad “Elaborato” sarà possibile salvare o stampare la distinta cliccando sul simbolo del pdf che apparirà.

Il Regolamento del Fondo Est prevede la restituzione delle quote versate erroneamente se comunicato entro 3 mesi dalla scadenza del versamento. Tali quote saranno da restituirsi all’azienda mediante bonifico di storno ed è, pertanto, necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi inviando una e-mail all’indirizzo del vostro referente o, in assenza, all’indirizzo generico info@fondoest.it, indicando nella e-mail la motivazione dell’eccedenza, il codice utente dell’azienda e l’IBAN della stessa per lo storno.

In caso di doppio versamento è necessario inviare una e-mail all’indirizzo del proprio referente dell’ufficio contributi o, in assenza, all’indirizzo generico info@fondoest.it. Nell’e-mail andrà indicato il codice utente dell’azienda (o del consulente/centro servizi) e le attestazioni dei versamenti in questione. Gli importi versati in eccedenza dovranno essere stornati all’azienda e, pertanto, sarà necessario indicare nella e-mail anche l’IBAN dell’azienda stessa.

In tal caso è necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi inviando una e-mail all’indirizzo del vostro referente o, in assenza, all’indirizzo generico info@fondoest.it, indicando nella e-mail la motivazione dell’eccedenza, il codice utente dell’azienda e l’IBAN della stessa per lo storno.

In tal caso è necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi inviando una e-mail all’indirizzo del vostro referente o, in assenza, all’indirizzo generico info@fondoest.it. Nella e-mail stessa dovranno essere indicati la motivazione della discordanza di importi e il periodo a cui si fa riferimento, oltre al codice utente dell’azienda in questione. Il referente valuterà e vi comunicherà le modalità di compensazione.

La contribuzione ha inizio dal mese di trasformazione a tempo indeterminato.

Se il sistema calcola nuovamente la quota Una Tantum per un dipendente già presente nei periodi precedenti, è necessario accertarsi che il dipendente stesso non abbia variato il codice fiscale. Il calcolo della quota Una Tantum è, infatti, basato sul codice fiscale del dipendente e, pertanto, due diversi codici fiscali sono considerati come due diversi dipendenti. In questo caso è necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi all’indirizzo e-mail del vostro referente o, in assenza, a quello generico info@fondoest.it.

In questo caso è necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi all’indirizzo e-mail del vostro referente o, in assenza, a quello generico info@fondoest.it.

In questo caso è necessario contattare tempestivamente l’ufficio contributi all’indirizzo e-mail del vostro referente o, in assenza, a quello generico info@fondoest.it.

In questo caso è necessario contattare l’ufficio contributi all’indirizzo e-mail del referente o, in assenza, a quello generico info@fondoest.it, prima di caricare il file xml con il nuovo codice fiscale del dipendente. Nella e-mail dovranno essere indicati i dati aggiornati (nome, cognome, luogo di nascita, data di nascita, sesso e codice fiscale) del dipendente in questione.

Le cessazioni dei dipendenti in corso d’anno devono essere comunicate l’anno successivo mediante l’invio del file xml. Si ricorda, infatti, che, come da Regolamento (art. 4.2.2), l’adozione della modalità di versamento annuale anticipata non consente la restituzione di quote mensili successive all’eventuale cessazione del rapporto di lavoro in corso d’anno. In questi casi, quindi, il dipendente ha diritto alla copertura dell’assistenza sanitaria integrativa fino al 30 giugno dell’anno successivo (se il versamento è stato effettuato anticipatamente per almeno sei mensilità).

Se un dipendente viene assunto in corso d’anno, è necessario caricare un file XML annuale per il dipendente in questione ed effettuare il versamento del relativo bonifico, non appena possibile. Il file deve essere caricato entro il mese successivo alla data di assunzione del dipendente, affinché il dipendente stesso possa usufruire della copertura assicurativa nei tempi previsti dal Regolamento

È possibile analizzare il dettaglio dei bonifici generati dal sistema cliccando sul simbolo della lente d’ingrandimento alla destra del bonifico di riferimento e nuovamente sul simbolo della lente d’ingrandimento alla destra degli importi Contributo ordinario e/o Una Tantum e/o Sanimpresa. Cliccando su “Tutti” si visualizzerà l’elenco completo dei dipendenti.

È possibile consultare l’elenco dei dipendenti di un’azienda, attivi e non, entrando nella Gestione Dipendenti dell’azienda di interesse. Inserendo il simbolo della percentuale (%) nel campo Cognome e cliccando su “Avvia la ricerca” saranno visualizzati solamente i dipendenti attivi. Per visualizzare anche i dipendenti non attivi andrà selezionato il relativo campo “Visualizza anche i non attivi”. È possibile salvare o stampare il risultato della ricerca cliccando sull’icona del PDF che appare in cima alla lista dei dipendenti.